知识治理与资料准备

核心概念

知识治理先回答“这份资料能否用于这个人的这个问题”，再考虑怎样检索。每份资料至少记录来源、负责人、适用对象、生效时间、版本、状态和权限标签。资料进入索引不代表内容已经正确，也不代表所有用户都能读取。

情境拆解

虚构连锁服务企业同时保留新旧两版报修制度。新制度下月生效，旧制度仍适用于本月工单。只按上传时间选“最新文件”，会把未来规则用到当前业务。

准备资料时先核对时间和适用范围，再处理重复、冲突与缺页。不能确定的规则标为待核验，并指定负责人；不要让模型自行选一个看起来合理的版本。仅使用合成资料练习，不放入真实员工信息。

权限判断由服务端依据可信身份和访问策略执行，并作用于检索及文档读取。用户在提问中自称经理，或 Prompt 写着“只能看本店资料”，都不能替代授权。

常见误区

把所有文件一次性导入，不等于资料准备完成。旧文件、附件和摘要也可能泄露受限内容。清单还应写明失效资料如何退出检索、谁处理冲突以及何时复核。

新文件不一定是当前规则

模拟资料里可以同时出现正在使用的制度、已失效版本、未来生效版本和某门店补充规则。“文件更新时间最新”不足以决定适用性。

遇到两份有效制度冲突，先保留冲突和来源，交由资料维护者确认。不要让模型自行决定哪份规则有业务权威。

动手：建立六份合成资料的清单

1. 创建六份短教学文档，包含当前、失效、未来生效、门店限定和一组冲突版本。明确标记它们是虚构资料。
2. 为每份填写维护者、适用范围、生效区间、版本、状态与访问规则。
3. 指定一个模拟查询日期和用户范围，判断哪些资料可以参与回答。
4. 找出缺元数据和冲突的文档，写出暂停使用及确认流程。

文档标识 / 标题：
维护者：
适用门店与对象：
版本 / 生效时间 / 失效时间：
状态：有效、未来、失效或待确认
访问规则：
来源与更新记录：
冲突或缺失信息：

检查产物

读者能根据查询时间和身份重复你的筛选结果。未来生效的资料不能因为版本号较大就覆盖当前规则；“待确认”也不能被自动当成有效。